Regulaminy i instrukcje znanych sądów, takich jak TSUE i ETPCz, wyrażają doświadczenia prawników i sędziów z wielu krajów. Jest w nich sporo ciekawych porad dla pełnomocników. Warto poświęcić im trochę więcej uwagi.
Do czego sądy potrzebują pism procesowych?
Czy sprawę wygrywa się pismem czy na rozprawie? TSUE podpowiada w praktycznych instrukcjach dla stron dosyć jednoznacznie. Kluczową rolę ma pismo. To ono ma pozwolić sądowi w zrozumieniu sprawy i dać mu precyzyjną wiedzę o jej przedmiocie.
Cel pisma ma być zrozumiały od pierwszej strony
Sądy nie lubią być trzymane w niepewności. Pismo procesowe nie powinno być kryminałem w stylu Agathy Christie, gdzie do końca zastanawiasz się, kto zabił. Instrukcje TSUE dają temu wyraz i wskazują, że pismo ma być napisane tak, aby jego struktura i zakres były zrozumiałe od pierwszy stron.
TSUE radzi też, aby pisma procesowe nie kończyły się przypadkowo. Zakończenie powinno być poświęcone temu, czego oczekujesz od sądu. Nie chodzi jednak o puste formułki typu: „wnoszę i wywodzę jak na wstępie”. Moim zdaniem zakończenie powinno raczej przypominać wezwanie do działania (call to action), znane z akcji marketingowych. Dzięki niemu sąd nie tylko pozna Twoje stanowisko, ale będzie również wiedział, jak je uwzględnić.
Instrukcje TSUE pokazują też, że styl pisma ma znaczenie. TSUE doradza styl minimalistyczny i praktyczny. Porady TSUE dotyczące stylu można podsumować krótko. Unikaj prawniczego żargonu. Jeżeli masz możliwość, to wybieraj zdania krótkie i niezłożone.
Czcionki nie muszą być piękne, ale praktyczne
Times New Roman, Courier i Arial to trzy czcionki polecane w regulaminach TSUE i Sąd Pierwszej Instancji. To te same czcionki, które są synonimem nudy, rutyny i braku elegancji. Są one krytykowane przez specjalistów od typografii i nie pozwalają na to, aby się wyróżnić. Te czcionki mają jednak trzy kluczowe zalety:
1. oczy sędziów są do nich przyzwyczajone
2. zawierają polskie znaki (i znaki specyficzne dla innych języków europejskich)
3. można je odczytać i wydrukować na każdym urządzeniu
Te zalety w postępowaniach sądowych pokonują wszystkie wady tych czcionek.
Jak składać pisma i załączniki
Regulaminy i instrukcje sądów wspólnotowych zawierają szereg innych rad, które mogą być bardzo przydatne przy składaniu pism procesowych. Poniżej lista tych najważniejszych:
- Pismo powinno być wydrukowane jednostronnie a kartki połączone tak, aby umożliwić ich łatwe rozdzielenie
– jest to istotne nie tylko do wpięcia do akt, ale również gdy sąd chce zeskanować pismo
- Pisma składane elektronicznie powinny być formacie przeszukiwalnego PDF
– utworzenie PDF w Wordzie spełnia ten warunek, a PDF ze skanu niekoniecznie
- Załączniki powinny być numerowane przy użyciu liter i liczb (np. A.1, A.2 dla pierwszego pisma, B.1, B.2 dla drugiego pisma itd.)
– bardzo praktyczna porada, której wcześniej nie stosowałem. Dzięki temu każdy załącznik w aktach ma indywidualny numer i łatwiej się do niego odwołać
- Jeżeli pismo przekracza 5 stron należy przedstawić plan lub spis treści a jeżeli zawiera ponad 30 stron, to trzeba złożyć z nim krótkie streszczenie
– Do tej rady podchodzę z dystansem. W polskich warunkach spis treści raczej odstrasza. Dlatego warto go zarezerwować wyłącznie do długich pism
- Załączniki powinny być poprzedzone stroną tytułową, a strony załączników powinny być ponumerowane w sposób ciągły
– w ostatnich 10. latach przekładki skutecznie wyparły pieczątki „Załącznik nr …” również w polskich sądach. Przekładki są bardziej praktyczne, szczególnie jeżeli są wydrukowane na kolorowym papierze (nie polecam tylko żółtego, bo część sądów drukuje na nim protokoły rozpraw po to, aby je szybciej znaleźć w aktach).
